jayani

MENGENAL

MICROSOFT OFFICE

Disusun Oleh:

Ita Dwi Fitriana (A20110)

Jayani Indila Sari (A20111)

MIPKA 1

LEMBAGA PENDIDIKAN UNGGULAN DUTA PERSADA SURAKARTA

2012

ISI

MICROSOFT ACCESS

1. PENGERTIAN MICROSOFT ACCESS

Microsoft Access (atau Microsoft Office Access) adalah sebuah program aplikasi basis data komputer relasional yang ditujukan untuk kalangan rumahan dan perusahaan kecil hingga menengah. Aplikasi ini merupakan anggota dari beberapa aplikasi Microsoft Office, selain tentunya Microsoft Word, Microsoft Excel, dan Microsoft PowerPoint. Aplikasi ini menggunakan mesin basis data Microsoft Jet Database Engine, dan juga menggunakan tampilan grafis yang intuitif sehingga memudahkan pengguna.

Microsoft Access dapat menggunakan data yang disimpan di dalam format Microsoft Access, Microsoft Jet Database Engine, Microsoft SQL Server, Oracle Database, atau semua kontainer basis data yang mendukung standar ODBC. Para pengguna/programmer yang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang kompleks, sementara para programmer yang kurang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang sederhana. Access juga mendukung teknik-teknik pemrograman berorientasi objek, tetapi tidak dapat digolongkan ke dalam perangkat bantu pemrograman berorientasi objek.

2. SEJARAH MICROSOFT ACCESS

Microsoft merilis Microsoft Access 1.0 pada bulan November 1992 dan dilanjutkan dengan merilis versi 2.0 pada tahun 1993. Microsoft menentukan spesifikasi minimum untuk menjalankan Microsoft Access 2.0 adalah sebuah komputer dengan sistem operasi Microsoft Windows 3.0, RAM berkapasitas 4 megabyte (6 megabyte lebih disarankan) dan ruangan kosong hard disk yang dibutuhkan 8 megabyte (14 megabyte lebih disarankan). Versi 2.0 dari Microsoft Access ini datang dengan tujuh buah disket floppy 3½ inci berukuran 1.44 megabyte.

Perangkat lunak tersebut bekerja dengan sangat baik pada sebuah basis data dengan banyak record tapi terdapat beberapa kasus di mana data mengalami kerusakan. Sebagai contoh, pada ukuran basis data melebihi 700 megabyte sering mengalami masalah seperti ini (pada saat itu, memang hard disk yang beredar masih berada di bawah 700 megabyte). Buku manual yang dibawanya memperingatkan bahwa beberapa kasus tersebut disebabkan oleh driver perangkat yang kuno atau konfigurasi yang tidak benar.

Nama kode (codename) yang digunakan oleh Access pertama kali adalah Cirrus yang dikembangkan sebelum Microsoft mengembangkan Microsoft Visual Basic, sementara mesin pembuat form antarmuka yang digunakannya dinamakan dengan Ruby. Bill Gates melihat purwarupa (prototype) tersebut dan memutuskan bahwa komponen bahasa pemrograman BASIC harus dikembangkan secara bersama-sama sebagai sebuah aplikasi terpisah tapi dapat diperluas. Proyek ini dinamakan dengan Thunder. Kedua proyek tersebut dikembangkan secara terpisah, dan mesin pembuat form yang digunakan oleh keduanya tidak saling cocok satu sama lainnya. Hal tersebut berakhir saat Microsoft merilis Visual Basic for Applications (VBA).

3. VERSI

Tahun	Nama Versi	No	Sistem operasi yang didukung	Versi Microsoft Office
1992	Microsoft Access 1.1	1	Microsoft Windows	T/A
1993	Microsoft Access 2.0	2	Microsoft Windows	Microsoft Office 4.3 Professional
1995	Microsoft Access for Windows 95	7	Microsoft Windows 95 dan Windows NT 3.51	Microsoft Office 95 Professional
1997	Microsoft Access 97	8	Microsoft Windows 95/98 dan Windows NT 3.51/NT 4.0	Microsoft Office 97 Professional
1999	Microsoft Access 2000	9	Microsoft Windows 98/Me, Windows NT 4.0/2000	Microsoft Office 2000 Premium dan Office 2000 Professional
2001	Microsoft Access 2002	10	Microsoft Windows 98/Me, Windows NT/2000/XP	Microsoft Office XP Professional
2003	Microsoft Access 2003	11	Microsoft Windows 2000 (Service Pack 3 ke atas)/XP (Service Pack 1 ke atas)/Server 2003	Microsoft Office System 2003
2007	Microsoft Access 2007	12	Microsoft Windows XP (Service Pack 2)/Server 2003/Vista/Server 2008 (Beta 2 ke atas)	Microsoft Office System 2007
2010	Microsoft Access 2010	14	Microsoft Windows XP (Service Pack 3)/Windows Server 2003 R2(32-bit)/Windows Server 2008(32-bit atau 64-bit)/Windows Vista (Service Pack 1)/Windows 7	Microsoft Office Professional 2010

4. PENGGUNAAN MICROSOFT ACCESS

Microsoft Access digunakan kebanyakan oleh bisnis-bisnis kecil dan menengah, di dalam sebuah organisasi yang kecil bahkan mungkin juga digunakan oleh perusahaan yang cukup besar, dan juga para programmer untuk membuat sebuah sistem buatan sendiri untuk menangani pembuatan dan manipulasi data. Access juga dapat digunakan sebagai sebuah basis data untuk aplikasi Web dasar yang disimpan di dalam server yang menjalankan Microsoft Internet Information Services (IIS) dan menggunakan Microsoft Active Server Pages (ASP). Meskipun demikian, penggunaan Access kurang disarankan, mengingat telah ada Microsoft SQL Server yang memiliki kemampuan yang lebih tinggi.

Beberapa pengembang aplikasi profesional menggunakan Microsoft Access untuk mengembangkan aplikasi secara cepat (digunakan sebagai Rapid Application Development/RAD tool), khususnya untuk pembuatan purwarupa untuk sebuah program yang lebih besar dan aplikasi yang berdiri sendiri untuk para salesman.

Microsoft Access kurang begitu bagus jika diakses melalui jaringan sehingga aplikasi-aplikasi yang digunakan oleh banyak pengguna cenderung menggunakan solusi sistem manajemen basis data yang bersifat klien/server. Meskipun demikian, tampilan muka Access (form, report, query, dan kode Visual Basic) yang dimilikinya dapat digunakan untuk menangani basis data yang sebenarnya diproses oleh sistem manajemen basis data lainnya, seperti halnya Microsoft Jet Database Engine (yang secara default digunakan oleh Microsoft Access), Microsoft SQL Server, Oracle Database, dan beberapa produk lainnya yang mendukung ODBC.

5. FITUR

Salah satu keunggulan Microsoft Access dilihat dari perspektif programmer adalah kompatibilitasnya dengan bahasa pemrograman Structured Query Language (SQL); query dapat dilihat dan disunting sebagai statemen-statemen SQL, dan statemen SQL dapat digunakan secara langsung di dalam Macro dan VBA Module untuk secara langsung memanipulasi tabel data dalam Access. Para pengguna dapat mencampurkan dan menggunakan kedua jenis bahasa tersebut (VBA dan Macro) untuk memprogram form dan logika dan juga untuk mengaplikasikan konsep berorientasi objek.

Microsoft SQL Server Desktop Engine (MSDE) 2000, yang merupakan sebuah versi mini dari Microsoft SQL Server 2000, dimasukkan ke dalam Office XP Developer Edition dan dapat digunakan oleh Microsoft Access sebagai alternatif dari Microsoft Jet Database Engine.

Tidak seperti sebuah sistem manajemen basis data relasional yang komplit, Microsoft JET Database Engine tidak memiliki fitur trigger dan stored procedure. Dimulai dari Microsoft Access 2000 yang menggunakan Microsoft Jet Database Engine versi 4.0, ada sebuah sintaksis yang mengizinkan pembuatan kueri dengan beberapa parameter, dengan sebuah cara seperi halnya sebuah stored procedure, meskipun prosesur tersebut dibatasi hanya untuk sebuah pernyataan tiap prosedurnya. Access juga mengizinkan form untuk mengandung kode yang dapat dieksekusi ketika terjadi sebuah perubahan terhadap tabel basis data, seperti halnya trigger, selama modifikasi dilakukan hanya dengan menggunakan form tersebut, dan merupakan sesuatu hal yang umum untuk menggunakan kueri yang akan diteruskan (pass-through dan teknik lainnya di dalam Access untuk menjalankan stored procedure di dalam RDBMS yang mendukungnya.

Dalam berkas Access Database Project (ADP) yang didukung oleh Microsoft Access 2000 dan yang selanjutnya, fitur-fitur yang berkaitan dengan basis data berbeda dari versi format/struktur data yang digunakan Access (*.MDB), karena jenis berkas ini dapat membuat koneksi ke sebuah basis data MSDE atau Microsoft SQL Server, ketimbang menggunakan Microsoft JET Database Engine. Sehingga, dengan menggunakan ADP, adalah mungkin untuk membuat hampur semua objek di dalam server yang menjalankan mesin basis data tersebut (tabel basis data dengan constraints dan trigger, view, stored procedure, dan UDF). Meskipun demikian, yang disimpan di dalam berkas ADP hanyalah form, report, macro, dan modul, sementara untuk tabel dan objek lainnya disimpan di dalam server basis data yang membelakangi program tersebut.

6. PENGEMBANGAN DENGAN ACCESS

Access mengizinkan pengembangan yang relatif cepat karena semua tabel basis data, kueri, form, dan report disimpan di dalam berkas basis data miliknya (*.MDB). Untuk membuat Query, Access menggunakan Query Design Grid, sebuah program berbasis grafis yang mengizinkan para penggunanya untuk membuat query tanpa harus mengetahui bahasa pemrograman SQL. DI dalam Query Design Grid, para pengguna dapat memperlihatkan tabel basis data sumber dari query, dan memilih field-field mana yang hendak dikembalikan oleh proses dengan mengklik dan menyeretnya ke dalam grid. Join juga dapat dibuat dengan cara mengklik dan menyeret field-field dalam tabel ke dalam field dalam tabel lainnya. Access juga mengizinkan pengguna untuk melihat dan memanipulasi kode SQL jika memang diperlukan.

Bahasa pemrograman yang tersedia di dalam Access adalah Microsoft Visual Basic for Applications (VBA), seperti halnya dalam beberapa aplikasi Microsoft Office. Dua buah pustaka komponen Component Object Model (COM) untuk mengakses basis data pun disediakan, yakni Data Access Object (DAO), yang hanya terdapat di dalam Access 97, dan ActiveX Data Objects (ADO) yang tersedia dalam versi-versi Access terbaru.

MICROSOFT WORD

1. PENGERTIAN MICROSOFT WORD

Microsoft Word merupakan program aplikasi pengolah kata (word processor) yang yang biasa digunakan untuk membuat laporan, membuat dokumen berbentuk surat kabar, membuat label surat, membuat table pada dokumen, dan masih banyak lagi dukumen-dokumen lain yang biasa dibuat dengan menggunakan Microsoft Word.

Sebelum memulai mengoperasikan Microsoft Word, ada baiknya jika kita mengenal beberapa istilah yang akan dipakai dalam paket latihan ini. Di antaranya adalah istilah Screen Layout (tampilan layar), Menu, dan Toolbar.

Screen Layout atau tampilan layar, sesuai dengan arti kata-kata penyusunnya, merupakan sebuah tampilan yang ditunjukkan komputer anda saat mengoperasikan program ini. Untuk tampilan dalam Microsoft Word, dapat dilihat pada gambar di bawah ini.

MICROSOFT EXCEL

1. PENGERTIAN MICROSOFT EXCEL

Microsoft excel adalah Program aplikasi pada Microsoft Office yang digunakan dalam pengolahan angka (Aritmatika). Program ini sering digunakan oleh para akutan untuk menuliskan atau mencatat pengeluaran dan pemasukan didalam perusahaan atau suatu lembaga maupun instansi-instansi kecil. Microsoft Excel juga sering digunakan oleh ibu rumah tangga untuk menulis atau mencatat keuangan dalam rumah tangga sepertihalnya pengeluaran atau pemasukan dalam tiap bulan atau minggu.

Microsoft Excel adalah program kedua yang mandasar dalam suatu computer setelah Microsoft Word, keduanya saling berkaitan dalam kehidupan sehari-hari. Banyak para akutan yang mengerti dan bisa mengoprasikan program ini tapi bukan hanya seorang akuntan saja yang bisa anak SMP pun juga bisa mengoprasikan program ini.

Didalam program ini kita dapat membuat grafik menggunakan program Microsoft Excel. Dengan cara menggunakan bantuan tombol Toolbar Chart Wizard. Kita dapat memilih grafik dengan bentuk yang kita inginkan, seperti bentuk lingkaran, garis, kolom, area, radar, dan scatter. Kita dapat memilihnya dengan cara mengklik Tab Custom Types.
Didalam program ini kita juga dapat menggunakan Wordart semacam bentuk huruf atau model huruf yang merupakan variasi teks dan juga toolbar drawing yang digunakan untuk membuat garis, kotak, dan lingkaran. Kita dapat menggunakannya dengan cara mengklik insert, pilih picture setelah itu klik Wordart maka akan tampil variasi huruf yang menarik.

Microsoft Excel memiliki fasilitas yang sangat modern yaitu pengurutan data secara otomatis. Cara pengurutannya juga dapat dibedakan menjadi 2 yaitu 1. Ascending atau pengurutan data yang terkecil sampai terbesar. 1.2 Descending atau pengurutan dari yang besar ke yang kecil. Gambar Komputer PC-IBM Compatible. Microsoft EXCEL adalah salah satu program spreadsheet yang paling banyak digunakan dalam komputer pribadi di seluruh dunia.. Dalam perkembangannya Microsoft Excel dibuat dalam berbagai jenis platform, semula dalam versi DOS, kini juga ada dalam versi Windows, versi OS/2, versi MacOS dan versi Windows NT. Program Microsoft Excel seperti program jenis spreadsheet pada umumnya, digunakan untuk segala sesuatu yang berhubungan dengan tabel, angka-angka dan grafik. Misalnya untuk membuat tabel daftar nama siswa berikut nilai ulangannya, rata-rata nilainya serta grafik nilai siswa. Dalam aplikasi perkantoran misalnya untuk membuat tabel daftar karyawan berikut posisi jabatan masing-masing karyawan dan besarnya gaji serta tunjangannya, dan masih banyak lagi lainnya.

2. Sejarah Microsoft Excel
Microsoft Excel adalah salah satu software (piranti lunak) jenis spreadsheet yang dibuat oleh perusahaan raksasa Microsoft, perusahaan yang juga membuat sistem operasi Windows yang terkenal itu. Microsoft Excel dapat berdiri sendiri atau merupakan bagian dari Microsoft Office, suatu suite programme (gabungan beberapa program namun berfungsi sebagai satu kesatuan program/saling terkoneksi satu sama lain). Piranti lunak (software) type spreadsheet mulai dikenal ketika diperkenalkannya software VisiCalc pada suatu pameran komputer di Amerika tahun 1979. Saat itu VisiCalc masih diperuntukkan untuk komputer berbasiskan Sistem Operasi UNIX. Program ini kemudian dibeli oleh perusahaan Lotus. Akhirnya Lotus membuat software spreadsheet sendiri yang dibuat berdasarkan pengembangan dari VisiCalc yang diberi nama Lotus 1-2-3. Lotus 1-2-3 menjadi standard software spreadsheet untuk beberapa waktu lamanya sebelum kemudian Microsoft mempopulerkan produk Excel-nya dengan basis Windows (Microsoft Excel 4.0 for Windows). Semenjak itulah Microsoft Excel memimpin aplikasi software spreadsheet.

Tabel di bawah ini menjelaskan kronologis singkat pengembangan Microsoft Excel.

Versi	Tahun	Keterangan
1	1987	Excel semula dikembangkan untuk PC berbasiskan Apple-MacIntosh. Produk pertama bagi PC-IBM langsung memakai Versi 2.0, semata-mata untuk menyeragamkan versi Excel untuk Macintosh yang sudah mencapai versi 2.0.
2	1990	Menyertakan toolbar, kemampuan menggambar, grafik 3-D (tiga dimensi) dan beberapa tambahan fasilitas lainnya.
3	1992	Adalah versi yang terpopuler. Menyertakan banyak fasilitas tambahan lainnya. Versi Microsoft Excel for Windows dikeluarkan
4	1993	Perbaikan besar-besaran, termasuk kemampuan menampilkan beberapa lembar kerja sekaligus dalam suatu workbook.
5	1995	Dikenal juga sebagai Excel 95. Penomoran versi langsung melompat ke versi- 7 tanpa ada versi-6, semata-mata agar terdapat keseragaman versi dengan software yang terintegrasi dalam Microsoft Office for Win’95. Versi ke-7 dari Excel dengan kemampuan
6	1997	Dikenal juga sebagai MS-Excel 97.
7	1999	Dikenal juga sebagai MS-Excel 2000. Mengenali format bahasa HTML.
8	2001	Dikenal juga sebagai MS-Excel XP (Experience).

3. Dasar-dasar Penggunaan

Untuk dapat menggunakan Microsoft Excel, idealnya Anda harus terlebih dahulu menguasai dasar-dasar penggunaan Microsoft Windows dan penggunaan mouse. Anda juga harus sudah mengenal istilah-istilah komputer yang terdapat di sini dan mengenal fungsi tombol-tombol pada keyboard. Sebab nanti dalam prakteknya, sangat penting dan membantu Anda mempersingkat waktu, dibandingkan jika Anda tidak mengenal dan tidak mengetahui sama sekali.

Program Microsoft Excel merupakan bagian dari Microsoft Office pada Windows 3.1Untuk mengaktifkan program Microsoft Excel pada Windows versi 3.1 dan 3.11 maka dari Program Manager, arahkan pointer mouse ke icon group Microsoft Office lalu klik dua kali tombol sebelah kiri mouse. Setelah jendela Microsoft Office terbuka arahkan pointer mouse ke icon program Microsoft Excel lalu klik dua kali lagi. Sedangkan pada Windows 95/98/2000/Millenium, caranya click tombol Start, lalu pilih Programs, kemudian sorot dan click Microsoft Excel (lihat gambar dibawah ini). Atau jika sudah terdapat icon Microsoft Excel, maka icon tersebut dapat langsung di click dua kali untuk mengaktifkan program Microsoft Excel.

Mengenal Spreadsheet

1. Tampilan Menu Excel
Elemen-elemen Excel yang perlu Anda ketahui adalah : Title Bar, letaknya paling atas, berisi judul program dan nama file yang dibuka. Pada Gambar 3 ditampilkan nama program yang digunakan yaitu Microsoft Excel dan nama file yaitu Book 1 yang terdiri atas :
1. Lajur Menu, berisikan menu-menu Excel seperti File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Data, Help
2. Standard Toolbar, berisikan icon-icon standard Excel untuk file baru, membuka, menyimpan, mencetak, menghapus dan memindahkan, mencopy dll.
3. Format Toolbar, berisikan icon-icon yang mengubah tampilan format data, seperti tampilan jenis huruf (Arial), ukuran/size huruf (10) cetak tebal (B), miring (I), garis bawah (U), lambang keuangan ($), prosentase (%), menambah atau mengurangi tampilan desimal dll (Perhatikan Gambar 3 dibawah ini).
4. Lajur Rumus, terdiri atas dua bagian yaitu yang disebelah kiri menginformasikan sel yang aktif (pada Gambar 3 dibawah berikut ini tertulis B3), sementara di sebelah kanannya, menampilkan isi pada sel yang aktif tersebut. Karena isi data pada contoh gambar ini kosong (tidak ada) maka pada lajur rumus juga ditampilkan kosong.
5. Area lembar kerja (worksheet) adalah bidang dimana kita menuliskan input dan sekaligus melihat outputnya. Area ini terdiri atas beberapa kolom yang ditandai dengan huruf A, B, C dan seterusnya, lalu beberapa baris yang ditandai dengan angka 1, 2, 3 dan seterusnya. Perpotongan antara kolom dan baris disebut juga sel. Dalm contoh diatas, sel yang aktif adalah sel B3 artinya terletak diperpotongan antara kolom B dan baris ke-3.
6. Pada bagian pojok kiri bawah terdapat nama dari setiap worksheet (perhatikan gambar dibawah, lembar kerja yang aktif dalam Gambar 3 namanya Sheet1). Nama ini bisa diganti. Caranya arahkan pointer mouse ke nama worksheet, lalu click tombol kanan mouse Anda lalu pilih Rename. Setelah itu ketikkan nama worksheet yang Anda inginkan.
1.6 Tampilan layar Excel
1. Area Worksheet
Menempati bidang yang paling besar, area worksheet terletak di tengah-tengah layar dan merupakan tempat dimana output tampilan dari aktifitas kita ditampilkan di sini. Aktifitas yang dimaksud dapat berupa, misalnya : memindahkan pointer, menyisipkan atau menghilangkan suatu baris/kolom, menghapus data pada suatu sel atau range, dan lain sebagainya.
2. Indikator/Penunjuk Status
Penunjuk status terdapat di bagian bawah dari lembar kerja (worksheet). Dalam penunjuk status ini terdapat informasi mengenai keterangan perintah yang Anda sorot dari menu. Jika tidak ada perintah, maka akan ditampilkan status Ready (lihat dipojok kiri bawah) yang artinya Excel siap menerima perintah.
Status indikator muncul saat Anda menekan tombol-tombol tertentu atau pada saat Microsoft Excel melaksanakan sejumlah perintah tertentu. Berikut beberapa contohnya :
Status Penjelasan Status Penjelasan Status Penjelasan Status Penjelasan Status Penjelasan
EXT Anda menekan tombol F8 untuk menambahkan seleksi ke sel lain CAP Anda menekan tombol Caps Lock untuk memasukan data label dengan huruf besar semua. OVR Anda menekan tombol Ins pada saat mengedit data yang mengakibatkan data yang Anda ketik akan meniban data sebelumnya. (OVR = Overstrike) NUM Anda menekan tombol Num Lock untuk pengetikkan angka dengan menggunakan numeric keypad (area sebelah kanan dari keyboard Anda). SCR Anda menekan tombol Scroll Lock untuk menggulung layar.
4. Ukurannya
Lembar kerja (worksheet) terdiri atas beberapa kolom dan baris. Seluruhnya ada 256 kolom yang ditandai dengan huruf A,B,C,….Z dilanjutkan AA, AB, AC…AZ, lalu BA, BB.. lalu CA, CB ..begitu seterusnya hingga IA, IB, IC ..s/d…IV. Sedangkan jumlah baris sebanyak 16384 baris ditandai dengan angka dari 1,2,3,4 ….dst. hingga angka 16384.
5. Pengertian Sel, Penunjuk sel (Pointer), Range
Sel adalah perpotongan antara baris dan kolom. Sel dinamakan berdasarkan lokasi atau koordinatnya. Misalkan sel C10 adalah perpotongan antara kolom C dan baris ke-10.
Sel Aktif adalah sebuah sel yang Anda gunakan saat itu. Perbedaan antara sel aktif dengan sel-sel lainnya ialah, pada sel aktif Anda dapat melakukan sejumlah aktifitas, sementara pada sel-sel lainnya tidak bisa. Untuk mengaktifkan sel lain sebagai sel aktif, Anda harus memindahkan dan meng-klik pointer ke suatu sel tertentu. Dalam suatu lembar kerja hanya ada satu sel saja yang berfungsi sebagai sel aktif. Lokasi sel yang aktif ditampilkan dalam lajur rumus .
Penunjuk berfungsi sebagai Pointer. Sel yang ditunjuk atau disorot oleh pointer disebut sebagai sel aktif. Sel aktif ditandai dengan kotak empat persegipanjang. Dalam gambar 3 di atas, sel yang aktif adalah B3. Posisi sel B3 tertulis pada kotak lokasi sel (perhatikan : letaknya di depan lajur rumus)
Worksheet Area adalah tempat yang menampilkan lokasi sel atau range yang aktif.
Microsoft Excel juga menyediakan fasilitas untuk membuat tabel secara cepat. Pada umumnya grafik akan memudahkan kita untuk melihat gambaran suatu perbandingan akan serangkain data yang ada.

Microsoft Publisher

1. Pengertian Microsoft Publisher

Adalah sebuah program aplikasi untuk sistem operasi Windows yang digunakan untuk Desktop publishing. Program ini merupakan buatan Microsoft Corporation, dan mulai pada versi Microsoft Office System 2003, telah diintegerasikan ke dalam paket tersebut. Kini, namanya menjadi Microsoft Office Publisher. Versi terbarunya adalah Microsoft Office Publisher 2007 yang terintegrasi dengan Microsoft Office Publisher 2007.

2. Kegunaan Microsoft Publisher

Microsoft publisher 2003 mempunyai fungsi yaitu digunakan untuk Desktop publishing

Microsoft Outlook

1. Pengertian Microsoft Outlook

Microsoft Outlook atau Microsoft Office Outlook adalah sebuah program personal information manager dari Microsoft, dan bagian dari Microsoft Office suite. Walaupun biasanya hanya digunakan untuk mengirim dan membaca surat-e, program ini juga memiliki fungsi kalender, jadwal kerja, catatan, dan jurnal. Bila digunakan bersama dengan Microsoft Exchange Server, Outlook dapat menyediakan akses kotak surat, kalender, dan jadwal bersama.

Outlook Express adalah sebuah versi kecil Outlook yang disediakan secara cuma-cuma oleh Microsoft, bersama dengan penjelajah web Internet Explorer. Tidak ada hubungan antara kedua program ini kecuali namanya. Outlook Express digantikan dengan Windows Mail dalam Windows Vista.

2. Fungsi dan cara menggunakan Ms Outlook

a. Membaca Email

Untuk membaca email yang masuk, pilih email yang akan dibaca dengan melakukan dobel klik. Untuk mengetahui email yang belum dibaca nampak ikon amplop yang belum dibuka.

b. Membuat/mengirim email

Untuk mengirim email baru bisa digunakan berbagai cara:

- pada toolbar klik dua kali ikon yang bergambar amplop, atau

- klik fileānewāmail message, atau

- langsung ctrl+N

Ada 3 jenis tujuan pengiriman yaitu : To, Cc dan Bcc. Deskripsinya sbb:

- To: tujuan standar pengalamatan pesan.

- Cc: singkatan dari Carbon Copy. Jika Anda ingin mengirim pesan kepada seseorang, tetapi ingin juga memberikan copy pesan pada orang lain, cantumkan alamat emailnya pada kolom Cc selain pada kolom To.

- Bcc: singkatan dari Blind Carbon Copy. Jika Anda ingin mengirim pesan pada 2 orang, pada koIom To dan pada kolom Bcc, keduanya akan menerima email tetapi penerima yang ada di kolom To tidak akan mengetahui (blind) bahwa email juga dikirim kepihak ke 2 (Bcc).

c. Out Of Office Assistant

Ms Outlook menyediakan fasilitas autoreply, dimana Outlook akan otomatis membalas email yang datang. Jika Anda berada diluar kantor atau sedang tidak ditempat, Anda bisa otomatis mengirim reply pesan ke orang yang mengirim Anda pesan, sehingga orang itu tahu bahwasannya Anda belum membaca pesan yang telah dia kirim. Hal ini kita lakukan dengan memanfaatkan fasilitas Outlook yang disebut “Out Of Office Assistant “.

Untuk melakukannya lakukan langkah berikut :

- Klick Tools pada toolbar.

- Klik Out Of Office Assistant.

- Jendela Out Of Office Assistant akan muncul. Klik radio button disebelah "I am currently out of the office" dan ketik pesan yang ingin Anda sampaikan pada kotak yang tersedia.

d. KALENDER KERJA DI OUTLOOK

Selain untuk pengelolaan email, Outlook juga mempunyai fasilitas lain dalam pengelolaan jadwal aktifitas kita disebut “ Calendar”. Sama seperti Kalender biasa, Calendar pada Outlook juga berisi tanggal, bulan dan tahun ditambah dengan jamnya. Kelebihan pada Outlook ini, Calendar dapat diisi, diedit dan ditambahkan informasi sesuai dengan kegiatan kita dan memberikan warn/peringatan pada kita apabila waktunya tiba.
Untuk pengelolaan Calendar, lakukan langkah berikut :

1. Pada bagian “Folder List” klik “Calender” , maka akan muncul

2. Kemudian pilih tanggal yang ada pada kalender ( sebelah kanan ), akan muncul jam dibagian tengah berwarna kuning ( kuning gelap menandakan waktu yang telah lewat).

3. Klik File, kemudian pilih New, kemudian pilih Appointment ( bisa dilakukan singkat dengan dobel klik pada jam yang diinginkan) akan muncul menu untuk Appointment.

4. Isilah kotak subject rapat/kerja, lokasi dan waktu sebagi isian minimal. Apabila diperlukan isilah lebih lengkap lagi seluruh fasilitas yang ada.

5. Kemudian Save & Close, Ini adalah langkah yang penting, sebab apabila tidak dilaksanakan maka data rencana kerja/rapat anda akan hilang dan tidak tersimpan dalam komputer. Lakukan berulang sesuai kebutuhan

e. SETTING OUTLOOK

Untuk setting akun email di microsoft outlook yang penulis coba untuk akun email Yahoo dan Gmail di internet rumah. Sedangkan akun email students di kampus, semuanya berhasil dilakukan. Tapi untuk email yahoo dengan domain .com tidak gratis, untuk email Yahoo yang tidak memerlukan biaya harus menggunakan email Yahoo dengan domain selain .com misalnya yang penulis coba yaitu .co.id.

Kendala yang penulis temui ketika setting akun email selain students di kampus adalah tidak bisa mengirim email, namun untuk email students bisa dilakukan pengiriman dan penerimaan email. Hal ini terjadi karena internet kampus dibatasi oleh firewall.

Microsoft Office InfoPath

1. Pengertian Microsoft Office InfoPath

Microsoft Office InfoPath adalah sebuah aplikasi perangkat lunak untuk merancang, mendistribusikan, mengisi dan mengirimkan elektronik formulir yang berisi data terstruktur. Menurut salah satu penemunya, keputusan desain kunci arsitektur adalah “untuk mematuhi paradigma XML memisahkan data dalam dokumen dari format.” ^[1] Dengan demikian produk fitur WYSIWYG bentuk desain kawasan di mana berbagai kontrol ( dropdown, kotak teks, dll) terikat untuk bidang data direpresentasikan secara terpisah sebagai tampilan struktur pohon hirarkis folder dan bidang data. Sebuah paten diajukan pada tahun 2000 oleh Adriana Neagu , Jean Paoli dan lain-lain menggambarkan teknologi sebagai “authoring XML menggunakan DHTML pandangan dan XSLT .

Microsoft InfoPath awalnya dirilis sebagai bagian dari Microsoft Office 2003 keluarga. Di musim panas 2010, Microsoft merilis versi baru yang terbagi menjadi dua aplikasi InfoPath: InfoPath Designer 2010 adalah digunakan untuk membuat bentuk-bentuk dan mendefinisikan struktur data, dan InfoPath Filler 2010 adalah digunakan untuk mengisi dan menyerahkan formulir.

Semua data yang disimpan dalam bentuk InfoPath disimpan dalam format XML, yang disebut sebagai “sumber data”.

InfoPath menyediakan beberapa kontrol (misalnya Textbox , Tombol Radio , Checkbox , dll) untuk menyajikan data dalam sumber data untuk pengguna akhir. Untuk tabel data dan sumber data sekunder, “Mengulangi Tabel” dan kontrol mengulangi lainnya diperkenalkan. Untuk masing-masing kontrol, tindakan (disebut “aturan”) dapat terikat masuk Sebuah aturan mendefinisikan tindakan tertentu yang akan dilakukan di bawah kondisi tertentu. Sebagai contoh, aturan sederhana bisa: “Set kolom ‘Jumlah’ untuk 100 ketika nomor dalam ‘field1′ lapangan perubahan”.

Tindakan yang lebih kompleks dapat dikembangkan melalui “validasi data”. Tentu saja, validasi data juga bisa dilakukan dengan pemrograman VBA di dalam dokumen Microsoft Word atau spreadsheet Excel.

2. FITUR

- Aturan berlaku tindakan tertentu ketika dipicu oleh klik tombol atau nilai-nilai perubahan dalam bentuk. Mereka dapat mengubah nilai field dalam sumber data, tunduk dan query database, pesan tampilan, membuka dan menutup bentuk, dan beralih ke pandangan yang berbeda dari formulir.

- Validasi Data tes apakah masukan ke dalam bidang berlaku, dengan membandingkan input ke pola, memeriksa apakah itu adalah jenis data yang benar (misalnya, String atau Integer), dan dengan cara disesuaikan lainnya.

- Conditional Formatting dapat digunakan untuk mengubah penampilan atau visibilitas objek berdasarkan pada nilai-nilai dalam bentuk.

- InfoPath memiliki banyak berbeda ActiveX Controls, yang semuanya memiliki nilai terikat ke lapangan di sumber data form. Kontrol umum termasuk kotak daftar, tombol radio, boks teks, tombol, dan kotak cek. Jalur Info juga menggunakan kontrol seperti Nilai Dihitung, yang menampilkan hasil dari ekspresi XPath, dan bagian, yang wadah untuk kontrol lainnya. InfoPath juga mencakup bidang mengulang dan bagian, yang dapat menyimpan banyak nilai yang berbeda.

- Ekspresi XPath dan Fungsi dapat digunakan untuk menghitung nilai dengan menerapkan fungsi untuk nilai field dalam formulir, seperti “concat (string (field1 + Field2), “#;”, field3)” (gabungan dari jumlah dua sawah, “#;”, string dan nilai bidang lain). Fungsi XPath untuk manipulasi string, operasi matematis sederhana, dan operasi lainnya yang termasuk dalam InfoPath. Selain itu, data dapat disaring (pilih nilai individu dari bidang mengulangi atau database).

- InfoPath mendukung Sambungan ke Eksternal DataSources. SQL, Microsoft Access, dan SharePoint database dapat dihubungkan dan diserahkan dalam bentuk. Karena pengalaman pengguna yang unggul InfoPath dan kemudahan entri data, sering lebih baik untuk memanipulasi database melalui itu.

- JScript, Visual Basic, C #, dan bahasa lainnya dapat digunakan untuk memperluas kemampuan InfoPath dengan menambahkan kustom HTML taskpanes, iterasi melalui data, menggunakan Active Directory , dan umumnya menyelesaikan tugas-tugas yang tidak mungkin dalam lingkungan desain InfoPath.

- SharePoint integrasi (lihat Integrasi dengan SharePoint).

- Peran pengguna dapat digunakan untuk menyesuaikan pengalaman pengguna dengan mengubah pandangan dan menggunakan format kondisional didasarkan pada identitas pengguna.

- Format InfoPath kemampuan dan user interface mirip dengan Microsoft Word 2003 dan 2010, tergantung pada versi.

3. Versi

Versi	Catatan	Tanggal rilis
InfoPath 2003	Termasuk hanya dalam Microsoft Office 2003 Professional Enterprise Edition dan Profesional (Volume lisensi saja) dan dijual terpisah	November 19, 2003
InfoPath 2007	Termasuk dalam Microsoft Office 2007 edisi Ultimate dan volume lisensi tersebut, Professional Plus, Enterprise, dan dijual terpisah	27 Januari 2007
InfoPath 2010	Termasuk dalam Microsoft Office 2010 Professional Plus	27 Januari 2007

Microsoft Grove

Membuat Groove Account / Log On dan Log Off Groove / Menggunakan Groove Account pada PC lain.

A. Setelah anda menginstal Groove 2007, anda perlu membuat Groove account sebelum memulai menggunakannya. Bukalah aplikasi Groove, klik Start pilih All Programs pilih Microsoft Office dan klik Microsoft Office Groove 2007. Pertama kali yang muncul dialog box Account Configuration Wizard. Disini pilih Create a new Groove account dan klik Next.

Di dialog box berikutnya klik I don’t have a Groove Account Configuration Code dan klik Next. Pada dialog box berikutnya isilah profil untuk account anda. Contohnya saya isi profil pribadi saya. Centangkan Remember Password dan Enable password reset jika perlu lalu klik Next. Dialog box berikutnya anda pilih All Contact Information agar profil anda dipublikasikan pada Public Groove Directory. Untuk sementara ini kita tidak perlu melihat video Getting Started di website maka klik No. Inilah tampilan Groove taskbar, perhatikan terdapat Workspace dan Contacts tab. Pada workspace adalah bagian dimana anda akan saling bertukar file folder dan kerjaan lainnya dalam berkolaborasi dengan anggota team anda. Bagian Active menunjukkan hal-hal yang sedang aktif seperti tugas dsb, sedangkan yang Unread adalah update yang dibuat dari rekan atau anggota team anda yang belum anda buka, dan yang terakhir Read adalah hal-hal yang sudah anda buka.

Cara untuk keluar dari Groove klik File menu dan klik Exit untuk konfirmasi klik Yes.

B. Cara log in dan log off pada Groove tidak susah. Berikutnya saya perlihatkan cara login dan log out pada Groove. Klik Start pilih All Programs pilih Microsoft Office dan klik Microsoft Groove 2007. Pilih account anda dan ketik passwordnya lalu klik Select. Untuk Log Off klik File menu dan pilih Log Off Account.

C.Anda bisa mengerjakan sisa pekerjaan kantor anda dimanapun anda berada baik itu di airport di rumah ataupun di warnet. Misalnya anda ingin melanjutkan pekerjaan kantor di rumah atau warnet namun seluruh file serta setting dan pekerjaan yang anda lakukan semuanya tersimpan di kantor, tentunya jika anda login pada komputer lain semua pekerjaan file yang anda buat dikantor tidak ada. Jangan khawatir, Groove 2007 mampu mengekspor seluruh informasi dan setting account anda kemanapun anda pergi. Groove memungkinkan sinkronisasi file dan folder secara online. Cukup dengan menginstal Groove dan login ke account anda, seluruh pekerjaan yang anda tinggalkan tersimpan komplit pada account itu. Berikut saya tunjukkan cara mengimport account ke komputer lain. Pertama login ke account anda dan klik Select. Di Groove launchbar pilih File menu dan klik Use Account on Another Computer. Instruksi muncul memberitahukan tahap yang harus dijalani untuk menggunakan account anda pada komputer lain. Perhatikan file formatnya .grv dan klik OK untuk menyelesaikan proces ekportnya. Kemudian masukan Flash Disk anda ke komputer, klik tombol kanan mouse dan piilh Send To dan klik Removable Drive untuk mengcopy file account anda ke USB FLash Disk. Login di komputer lain dan pastikan komputer itu sudah terinstal Groove 2007. Copy paste file account anda ke komputer dan dobel klik file tersebut maka otomatis dialog box Welcome to Groove muncul. Pilih Login dan isikan password. Otomatis seluruh share folder, kontak list dan pekerjaan anda lainnya sekarang berada pada komputer itu.

D.Pertama kali anda login ke Groove Account muncul tab Workspaces. Workspace adalah tempat areal pekerjaan anda dalam berkolaborasi dengan rekan / anggota team. Tempat workspace dishare dengan anggota team yang sudah anda invite sebelumnya. Terdapat 3 bagian pada Workspace: Active berarti anda atau anggota team anda sedang mengerjakan sesuatu baik itu mengkoreksi dokumen, melakukan perubahan pada gambar atau lainnya. Intinya Active menunjukkan perubahan sedang dilakukan. Unread adalah perubahan-perubahan yang belum anda lihat jadi perlu anda simak. Terdapat tanda bintang merah pada tiap folder dan file yang belum anda baca / lihat. Bagian Read adalah perubahan yang sudah anda simak. Dibawah launchbar Workspace terdapat Common Tasks tab yang bisa anda atur penampilan workspace anda dari View By kategori, penentuan indikasi alarm, maupun pengiriman kontak list lewat email. Kini saya tunjukkan cara membuat workspace. Klik New Workspace dan berikan nama workspacenya contohnya My Second Workspace atau Workspace Utama lalu tentukan tipe workspacenya apakah Standar yaitu workspace yang berisikan files tool dan diskusi board dan hal lainnya, atau pilih File Sharing yaitu workspace untuk saling membagi isi konten file, atau piilh Template dan tentukan workspace sendiri. Sebagai contoh saya pilih yang Standar. Tampil didepan anda workspace baru. Disebelah kanan workspace adalah untuk kontak rekan / anggota team, dibagian bawah adalah menu tab yang berisikan files tools, diskusi, catatan, agenda, kalendar, dan masih banyak lagi. Anda sebenarnya tidak perlu membuat workspace dari awal, anda bisa menggunakan workspace yang sudah ada misalnya workspace dari rekan anda. Sebagai contoh saya gunakan workspace WideWorldImports.gsa, saya klik File menu dan pilih Workspace From dan klik Template. isi pada workspace ini antara lain Schedule, Budgets, Product_Specification, Marketing_Plan, graphics_Logos, Packaging, dan Launch_Events. Tiap folder ini memiliki file dokumen dan spread sheet untuk disharing kepada rekan saya dimana saya dan rekan saling bertukar informasi dan saling mengkoreksi dokumentasi. Anda tidak harus menggunakan file dan folder yang persis saya contohkan disini. Anda bisa saja menggunakan folder file lainnya yang ingin anda share.

E. setelah membuat workspace baru, kita harus undang rekan lainnya untuk bergabung dalam team kolaborasi ini. Caranya klik Options menu dan klik Invite to Workspace. Pada dialog box Send Invitation klik Add More… dan ketik nama rekan / anggota team anda. Disini saya ketik robby. Untuk memastikan namanya benar saya klik Search For User… dan memang robby nama yang sebenarnya lalu klik Add dan klik OK. Kembali pada dialog box Send Invitation untuk pesannya saya tulis Ayo gabung di workspaceku! dan klik Invite dan klik OK. Perhatikan sinyal alert dibawah layar bahwa undangan yang baru saja dibuat sedang dikirim dan menunggu konfirmasi dari robby. Ia menunjukkan undangan sedang dibuka dan kemudian undangan anda diterima. Setelah robby konfirmasi, otomatis Groove mengekspor workspace yang telah saya buat ke komputernya robby, praktis bukan? Anda bisa mengundang rekan lainnya untuk bergabung dalam workspace anda sebanyak mungkin.

F. Setelah itu, anda harus tentukan tiap anggota pada perannya masing masing. Klik menu Options dan pilih Set Roles. Saya berikan robby wewenang sebagai manager sehingga ia punya full akses pada workspace ini. Pilih anggota yang ingin dirubah contohnya disini saya pilih robby dan klik Change Role. Saya pilih perannya sebagai Manager lalu klik OK dan OK lagi. Kembali pada dialog Set Roles dan pilih tab Permissions. Disini peran ditentukan berdasarkan kemampuannya dalam mengakses data folder file dsb. Peran manager memiliki semua akses. Saya tentukan Guest untuk bisa mengundang. Demikian sudah dengan penentuan peran untuk anggota team kolaborasi.
D. Untuk selanjutknya saya ingin tunjukkan anda cara menambah penampilan workspace. Klik View menu piilh Show/Hide dan klik Workspace List. Disebelah kiri anda tampil Workspace Launchbar yang muncul pada pertama kali anda login ke Groove dan tentunya anda bisa mengaturnya sesuai selera anda misalnya disusun berdasarkan Last Unread Time yaitu menonjolkan perubahan yang belum anda buka berdasarkan waktu. Anda lihat disini bahwa Workspace memiliki begitu banyak perubahan yang belum saya buka. Anda juga bisa tambahkan tombol Back dan Forward pada menu workspace seperti ini. Jika anda ingin lebih mengontrol workspace anda klik Options menu dan pilih Workspace Manager. Dengan leluasa anda bisa menginspeksi satu per satu perubahan yang terjadi pada workspace anda seperti yang perlu anda perhatikan disini adalah wideWorldImport dan Workspace Utama. Banyak hal yang bisa dirubah setting penampilan workspace ini saya anjurkan anda untuk memainkannya agar lebih mendekati selera anda.

G. Berikutnya saya ingin tunjukkan cara menambahkan file pada folder yang sudah ada di workspace ini. Contohnya pada folder Marketing_Plan saya tambahkan file Marketing_Plan_DRAFT.docx Mulai dari sekarang apapun dan siapapun yang melakukan perubahan pada file ini otomatis tersinkonisasi pada tiap anggota team yang berada pada workspace yang sama sehingga menghindari kesalahan dalam pengoreksian maupun dalam merevisi cara lainnya.

H. Anda juga bisa menambahkan tool lainnya seperti yang tertampil pada More Tools jadi kolaborasi anda dengan rekan tidak hanya sebatas sharing file tetapi juga dalam pemberitahuan lewat Notes ataupun dalam mengingatkan satu sama lain dengan kalendar ataupun membagi informasi pada meeting yang tidak dihadiri oleh beberapa rekan dan masih banyak lagi.

Kamis, 05 Juli 2012

Microsoft Office

1. Pengertian Microsoft Office InfoPath