MENGENAL
MICROSOFT
OFFICE
Disusun Oleh:
Ita Dwi
Fitriana (A20110)
Jayani Indila
Sari (A20111)
MIPKA 1
LEMBAGA PENDIDIKAN
UNGGULAN DUTA PERSADA SURAKARTA
2012
ISI
MICROSOFT
ACCESS
1.
PENGERTIAN
MICROSOFT ACCESS
Microsoft Access (atau Microsoft Office Access) adalah sebuah program
aplikasi basis data
komputer relasional yang ditujukan
untuk kalangan rumahan dan perusahaan kecil hingga menengah. Aplikasi ini
merupakan anggota dari beberapa aplikasi Microsoft
Office, selain tentunya Microsoft
Word, Microsoft Excel, dan Microsoft
PowerPoint. Aplikasi ini menggunakan mesin basis data Microsoft Jet Database Engine, dan juga
menggunakan tampilan grafis yang intuitif sehingga memudahkan
pengguna.
Microsoft Access dapat menggunakan data
yang disimpan di dalam format Microsoft Access, Microsoft Jet Database Engine, Microsoft SQL Server, Oracle Database, atau semua
kontainer basis data yang mendukung standar ODBC. Para pengguna/programmer
yang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi
yang kompleks, sementara para programmer yang kurang mahir dapat menggunakannya untuk
mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang sederhana. Access juga mendukung
teknik-teknik pemrograman berorientasi objek,
tetapi tidak dapat digolongkan ke dalam perangkat bantu pemrograman
berorientasi objek.
2. SEJARAH MICROSOFT ACCESS
Microsoft merilis Microsoft Access 1.0 pada bulan November 1992 dan
dilanjutkan dengan merilis versi 2.0 pada tahun 1993. Microsoft menentukan
spesifikasi minimum untuk menjalankan Microsoft Access 2.0 adalah sebuah
komputer dengan sistem operasi Microsoft Windows 3.0, RAM
berkapasitas 4 megabyte (6
megabyte lebih disarankan) dan ruangan kosong hard disk yang dibutuhkan 8 megabyte (14 megabyte lebih disarankan). Versi 2.0 dari Microsoft Access ini
datang dengan tujuh buah disket floppy
3½ inci berukuran 1.44 megabyte.
Perangkat lunak tersebut bekerja dengan sangat baik pada sebuah basis data
dengan banyak record
tapi terdapat beberapa kasus di mana data mengalami
kerusakan. Sebagai contoh, pada ukuran basis data melebihi 700 megabyte sering mengalami masalah
seperti ini (pada saat itu, memang hard disk
yang beredar masih berada di bawah 700 megabyte).
Buku manual yang dibawanya memperingatkan bahwa beberapa kasus tersebut
disebabkan oleh driver perangkat yang kuno atau
konfigurasi yang tidak benar.
Nama kode (codename) yang digunakan oleh Access
pertama kali adalah Cirrus yang
dikembangkan sebelum Microsoft mengembangkan Microsoft Visual Basic, sementara mesin
pembuat form antarmuka yang
digunakannya dinamakan dengan Ruby.
Bill
Gates melihat purwarupa (prototype) tersebut dan memutuskan bahwa komponen bahasa pemrograman BASIC harus
dikembangkan secara bersama-sama sebagai sebuah aplikasi terpisah tapi dapat
diperluas. Proyek ini dinamakan dengan Thunder.
Kedua proyek tersebut dikembangkan secara terpisah, dan mesin pembuat form yang digunakan oleh keduanya
tidak saling cocok satu sama lainnya. Hal tersebut berakhir saat Microsoft
merilis Visual Basic for Applications (VBA).
3. VERSI
Tahun
|
Nama
Versi
|
No
|
Sistem
operasi yang didukung
|
|
1992
|
Microsoft Access 1.1
|
1
|
T/A
|
|
1993
|
Microsoft Access 2.0
|
2
|
||
1995
|
Microsoft Access for Windows 95
|
7
|
||
1997
|
Microsoft Access 97
|
8
|
||
1999
|
Microsoft Access 2000
|
9
|
Microsoft Office 2000 Premium dan Office 2000 Professional
|
|
2001
|
Microsoft Access 2002
|
10
|
||
2003
|
Microsoft Access 2003
|
11
|
||
2007
|
Microsoft Access 2007
|
12
|
||
2010
|
Microsoft Access 2010
|
14
|
4. PENGGUNAAN MICROSOFT ACCESS
Microsoft Access digunakan kebanyakan oleh bisnis-bisnis kecil dan
menengah, di dalam sebuah organisasi yang kecil bahkan mungkin juga digunakan
oleh perusahaan yang cukup besar, dan juga para programmer untuk membuat sebuah
sistem buatan sendiri untuk menangani pembuatan dan manipulasi data. Access juga
dapat digunakan sebagai sebuah basis data untuk aplikasi Web dasar yang
disimpan di dalam server yang
menjalankan Microsoft Internet Information Services (IIS) dan
menggunakan Microsoft Active
Server Pages (ASP). Meskipun demikian, penggunaan Access kurang
disarankan, mengingat telah ada Microsoft
SQL Server yang memiliki kemampuan yang lebih tinggi.
Beberapa pengembang aplikasi profesional menggunakan Microsoft Access untuk
mengembangkan aplikasi secara cepat (digunakan sebagai Rapid Application Development/RAD tool), khususnya untuk pembuatan purwarupa untuk sebuah program yang lebih
besar dan aplikasi yang berdiri sendiri untuk para salesman.
Microsoft Access kurang begitu bagus jika diakses melalui jaringan sehingga
aplikasi-aplikasi yang digunakan oleh banyak pengguna cenderung menggunakan
solusi sistem manajemen basis data yang bersifat klien/server. Meskipun demikian,
tampilan muka Access (form, report, query, dan kode Visual Basic) yang
dimilikinya dapat digunakan untuk menangani basis data yang
sebenarnya diproses oleh sistem manajemen basis data lainnya, seperti halnya Microsoft Jet Database Engine (yang secara default digunakan oleh Microsoft
Access), Microsoft
SQL Server, Oracle Database, dan beberapa
produk lainnya yang mendukung ODBC.
5. FITUR
Salah satu keunggulan Microsoft Access dilihat dari perspektif programmer adalah kompatibilitasnya dengan bahasa
pemrograman Structured Query Language (SQL); query
dapat dilihat dan disunting sebagai statemen-statemen SQL, dan statemen SQL dapat digunakan
secara langsung di dalam Macro dan VBA Module untuk secara
langsung memanipulasi tabel data dalam Access. Para pengguna dapat mencampurkan
dan menggunakan kedua jenis bahasa tersebut (VBA dan Macro) untuk memprogram form dan logika dan juga untuk
mengaplikasikan konsep berorientasi objek.
Microsoft SQL
Server Desktop Engine (MSDE) 2000, yang merupakan sebuah
versi mini dari Microsoft
SQL Server 2000, dimasukkan ke dalam Office XP Developer Edition dan dapat
digunakan oleh Microsoft Access sebagai alternatif dari Microsoft Jet Database Engine.
Tidak seperti sebuah sistem manajemen basis data relasional yang komplit,
Microsoft JET Database Engine tidak memiliki fitur trigger dan stored
procedure. Dimulai dari Microsoft Access 2000 yang menggunakan
Microsoft Jet Database Engine versi 4.0, ada sebuah sintaksis yang
mengizinkan pembuatan kueri dengan beberapa parameter, dengan sebuah cara
seperi halnya sebuah stored procedure, meskipun prosesur tersebut dibatasi
hanya untuk sebuah pernyataan tiap prosedurnya. Access juga mengizinkan form untuk mengandung kode yang dapat
dieksekusi ketika terjadi sebuah perubahan terhadap tabel basis data, seperti
halnya trigger, selama
modifikasi dilakukan hanya dengan menggunakan form tersebut, dan merupakan
sesuatu hal yang umum untuk menggunakan kueri yang akan diteruskan (pass-through dan teknik lainnya di
dalam Access untuk menjalankan stored
procedure di dalam RDBMS yang mendukungnya.
Dalam berkas Access Database Project
(ADP) yang didukung oleh Microsoft Access 2000 dan yang selanjutnya,
fitur-fitur yang berkaitan dengan basis data berbeda dari versi format/struktur
data yang digunakan Access (*.MDB), karena jenis berkas ini dapat membuat
koneksi ke sebuah basis data MSDE atau Microsoft SQL Server, ketimbang
menggunakan Microsoft JET Database Engine. Sehingga, dengan menggunakan ADP,
adalah mungkin untuk membuat hampur semua objek di dalam server yang menjalankan
mesin basis data tersebut (tabel basis data dengan constraints dan trigger,
view, stored procedure, dan UDF).
Meskipun demikian, yang disimpan di dalam berkas ADP hanyalah form, report, macro,
dan modul, sementara untuk tabel dan objek lainnya disimpan di dalam server basis
data yang membelakangi program tersebut.
6.
PENGEMBANGAN DENGAN ACCESS
Access mengizinkan pengembangan yang relatif cepat karena semua tabel basis
data, kueri, form, dan report disimpan di dalam berkas basis data miliknya
(*.MDB). Untuk membuat Query, Access menggunakan Query Design Grid, sebuah program berbasis grafis yang mengizinkan para penggunanya
untuk membuat query tanpa harus mengetahui bahasa
pemrograman SQL. DI dalam
Query Design Grid, para pengguna dapat memperlihatkan tabel basis data sumber
dari query, dan memilih field-field mana yang
hendak dikembalikan oleh proses dengan mengklik dan menyeretnya ke dalam grid. Join juga dapat dibuat dengan cara mengklik dan menyeret
field-field dalam tabel ke dalam field
dalam tabel lainnya. Access juga mengizinkan pengguna untuk melihat dan
memanipulasi kode SQL jika memang diperlukan.
Bahasa
pemrograman yang tersedia di dalam Access adalah Microsoft Visual Basic for Applications (VBA), seperti
halnya dalam beberapa aplikasi Microsoft Office. Dua buah pustaka komponen Component Object Model (COM) untuk
mengakses basis data pun
disediakan, yakni Data Access Object (DAO), yang
hanya terdapat di dalam Access 97, dan ActiveX Data Objects (ADO) yang
tersedia dalam versi-versi Access terbaru.
MICROSOFT WORD
1.
PENGERTIAN MICROSOFT WORD
Microsoft
Word merupakan program aplikasi pengolah kata (word processor) yang yang biasa
digunakan untuk membuat laporan, membuat dokumen berbentuk surat kabar, membuat
label surat, membuat table pada dokumen, dan masih banyak lagi dukumen-dokumen
lain yang biasa dibuat dengan menggunakan Microsoft Word.
Sebelum
memulai mengoperasikan Microsoft Word, ada baiknya jika kita mengenal beberapa
istilah yang akan dipakai dalam paket latihan ini. Di antaranya adalah istilah
Screen Layout (tampilan layar), Menu, dan Toolbar.
Screen
Layout atau
tampilan layar, sesuai dengan arti kata-kata penyusunnya, merupakan sebuah
tampilan yang ditunjukkan komputer anda saat mengoperasikan program ini. Untuk
tampilan dalam Microsoft Word, dapat dilihat pada gambar di bawah ini.
MICROSOFT EXCEL
1. PENGERTIAN MICROSOFT EXCEL
Microsoft
excel adalah Program aplikasi pada Microsoft Office yang digunakan dalam
pengolahan angka (Aritmatika). Program ini sering digunakan oleh para akutan
untuk menuliskan atau mencatat pengeluaran dan pemasukan didalam perusahaan
atau suatu lembaga maupun instansi-instansi kecil. Microsoft Excel juga sering
digunakan oleh ibu rumah tangga untuk menulis atau mencatat keuangan dalam
rumah tangga sepertihalnya pengeluaran atau pemasukan dalam tiap bulan atau
minggu.
Microsoft
Excel adalah program kedua yang mandasar dalam suatu computer setelah Microsoft
Word, keduanya saling berkaitan dalam kehidupan sehari-hari. Banyak para akutan
yang mengerti dan bisa mengoprasikan program ini tapi bukan hanya seorang
akuntan saja yang bisa anak SMP pun juga bisa mengoprasikan program ini.
Didalam
program ini kita dapat membuat grafik menggunakan program Microsoft Excel.
Dengan cara menggunakan bantuan tombol Toolbar Chart Wizard. Kita dapat memilih
grafik dengan bentuk yang kita inginkan, seperti bentuk lingkaran, garis,
kolom, area, radar, dan scatter. Kita dapat memilihnya dengan cara mengklik Tab
Custom Types.
Didalam program ini kita juga dapat menggunakan Wordart semacam bentuk huruf atau model huruf yang merupakan variasi teks dan juga toolbar drawing yang digunakan untuk membuat garis, kotak, dan lingkaran. Kita dapat menggunakannya dengan cara mengklik insert, pilih picture setelah itu klik Wordart maka akan tampil variasi huruf yang menarik.
Didalam program ini kita juga dapat menggunakan Wordart semacam bentuk huruf atau model huruf yang merupakan variasi teks dan juga toolbar drawing yang digunakan untuk membuat garis, kotak, dan lingkaran. Kita dapat menggunakannya dengan cara mengklik insert, pilih picture setelah itu klik Wordart maka akan tampil variasi huruf yang menarik.
Microsoft
Excel memiliki fasilitas yang sangat modern yaitu pengurutan data secara
otomatis. Cara pengurutannya juga dapat dibedakan menjadi 2 yaitu 1. Ascending
atau pengurutan data yang terkecil sampai terbesar. 1.2 Descending atau pengurutan dari yang besar ke yang
kecil. Gambar
Komputer PC-IBM Compatible. Microsoft
EXCEL adalah salah satu program spreadsheet yang paling banyak digunakan dalam
komputer pribadi di seluruh dunia.. Dalam
perkembangannya Microsoft Excel dibuat dalam berbagai jenis platform, semula
dalam versi DOS, kini juga ada dalam versi Windows, versi OS/2, versi MacOS dan
versi Windows NT. Program Microsoft Excel seperti program jenis spreadsheet
pada umumnya, digunakan untuk segala sesuatu yang berhubungan dengan tabel,
angka-angka dan grafik. Misalnya untuk membuat tabel daftar nama siswa berikut
nilai ulangannya, rata-rata nilainya serta grafik nilai siswa. Dalam aplikasi
perkantoran misalnya untuk membuat tabel daftar karyawan berikut posisi jabatan
masing-masing karyawan dan besarnya gaji serta tunjangannya, dan masih banyak
lagi lainnya.
2.
Sejarah
Microsoft Excel
Microsoft Excel adalah salah satu software (piranti lunak) jenis spreadsheet yang dibuat oleh perusahaan raksasa Microsoft, perusahaan yang juga membuat sistem operasi Windows yang terkenal itu. Microsoft Excel dapat berdiri sendiri atau merupakan bagian dari Microsoft Office, suatu suite programme (gabungan beberapa program namun berfungsi sebagai satu kesatuan program/saling terkoneksi satu sama lain). Piranti lunak (software) type spreadsheet mulai dikenal ketika diperkenalkannya software VisiCalc pada suatu pameran komputer di Amerika tahun 1979. Saat itu VisiCalc masih diperuntukkan untuk komputer berbasiskan Sistem Operasi UNIX. Program ini kemudian dibeli oleh perusahaan Lotus. Akhirnya Lotus membuat software spreadsheet sendiri yang dibuat berdasarkan pengembangan dari VisiCalc yang diberi nama Lotus 1-2-3. Lotus 1-2-3 menjadi standard software spreadsheet untuk beberapa waktu lamanya sebelum kemudian Microsoft mempopulerkan produk Excel-nya dengan basis Windows (Microsoft Excel 4.0 for Windows). Semenjak itulah Microsoft Excel memimpin aplikasi software spreadsheet.
Microsoft Excel adalah salah satu software (piranti lunak) jenis spreadsheet yang dibuat oleh perusahaan raksasa Microsoft, perusahaan yang juga membuat sistem operasi Windows yang terkenal itu. Microsoft Excel dapat berdiri sendiri atau merupakan bagian dari Microsoft Office, suatu suite programme (gabungan beberapa program namun berfungsi sebagai satu kesatuan program/saling terkoneksi satu sama lain). Piranti lunak (software) type spreadsheet mulai dikenal ketika diperkenalkannya software VisiCalc pada suatu pameran komputer di Amerika tahun 1979. Saat itu VisiCalc masih diperuntukkan untuk komputer berbasiskan Sistem Operasi UNIX. Program ini kemudian dibeli oleh perusahaan Lotus. Akhirnya Lotus membuat software spreadsheet sendiri yang dibuat berdasarkan pengembangan dari VisiCalc yang diberi nama Lotus 1-2-3. Lotus 1-2-3 menjadi standard software spreadsheet untuk beberapa waktu lamanya sebelum kemudian Microsoft mempopulerkan produk Excel-nya dengan basis Windows (Microsoft Excel 4.0 for Windows). Semenjak itulah Microsoft Excel memimpin aplikasi software spreadsheet.
Tabel di bawah ini menjelaskan
kronologis singkat pengembangan Microsoft Excel.
Versi
|
Tahun
|
Keterangan
|
1
|
1987
|
Excel semula
dikembangkan untuk PC berbasiskan Apple-MacIntosh. Produk pertama bagi PC-IBM
langsung memakai Versi 2.0, semata-mata untuk menyeragamkan versi Excel untuk
Macintosh yang sudah mencapai versi 2.0.
|
2
|
1990
|
Menyertakan toolbar,
kemampuan menggambar, grafik 3-D (tiga dimensi) dan beberapa tambahan
fasilitas lainnya.
|
3
|
1992
|
Adalah versi yang
terpopuler. Menyertakan banyak fasilitas tambahan lainnya. Versi Microsoft
Excel for Windows dikeluarkan
|
4
|
1993
|
Perbaikan
besar-besaran, termasuk kemampuan menampilkan beberapa lembar kerja sekaligus
dalam suatu workbook.
|
5
|
1995
|
Dikenal juga sebagai
Excel 95. Penomoran versi langsung melompat ke versi- 7 tanpa ada versi-6,
semata-mata agar terdapat keseragaman versi dengan software yang terintegrasi
dalam Microsoft Office for Win’95. Versi ke-7 dari Excel dengan kemampuan
|
6
|
1997
|
Dikenal juga sebagai
MS-Excel 97.
|
7
|
1999
|
Dikenal juga sebagai
MS-Excel 2000. Mengenali format bahasa HTML.
|
8
|
2001
|
Dikenal juga sebagai
MS-Excel XP (Experience).
|
3.
Dasar-dasar Penggunaan
Untuk dapat menggunakan Microsoft Excel, idealnya Anda harus terlebih dahulu menguasai dasar-dasar penggunaan Microsoft Windows dan penggunaan mouse. Anda juga harus sudah mengenal istilah-istilah komputer yang terdapat di sini dan mengenal fungsi tombol-tombol pada keyboard. Sebab nanti dalam prakteknya, sangat penting dan membantu Anda mempersingkat waktu, dibandingkan jika Anda tidak mengenal dan tidak mengetahui sama sekali.
Program Microsoft Excel merupakan bagian dari Microsoft Office pada Windows 3.1Untuk mengaktifkan program Microsoft Excel pada Windows versi 3.1 dan 3.11 maka dari Program Manager, arahkan pointer mouse ke icon group Microsoft Office lalu klik dua kali tombol sebelah kiri mouse. Setelah jendela Microsoft Office terbuka arahkan pointer mouse ke icon program Microsoft Excel lalu klik dua kali lagi. Sedangkan pada Windows 95/98/2000/Millenium, caranya click tombol Start, lalu pilih Programs, kemudian sorot dan click Microsoft Excel (lihat gambar dibawah ini). Atau jika sudah terdapat icon Microsoft Excel, maka icon tersebut dapat langsung di click dua kali untuk mengaktifkan program Microsoft Excel.
Mengenal Spreadsheet
1. Tampilan Menu Excel
Elemen-elemen Excel yang perlu Anda ketahui adalah : Title Bar, letaknya paling atas, berisi judul program dan nama file yang dibuka. Pada Gambar 3 ditampilkan nama program yang digunakan yaitu Microsoft Excel dan nama file yaitu Book 1 yang terdiri atas :
1. Lajur Menu, berisikan menu-menu Excel seperti File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Data, Help
2. Standard Toolbar, berisikan icon-icon standard Excel untuk file baru, membuka, menyimpan, mencetak, menghapus dan memindahkan, mencopy dll.
3. Format Toolbar, berisikan icon-icon yang mengubah tampilan format data, seperti tampilan jenis huruf (Arial), ukuran/size huruf (10) cetak tebal (B), miring (I), garis bawah (U), lambang keuangan ($), prosentase (%), menambah atau mengurangi tampilan desimal dll (Perhatikan Gambar 3 dibawah ini).
4. Lajur Rumus, terdiri atas dua bagian yaitu yang disebelah kiri menginformasikan sel yang aktif (pada Gambar 3 dibawah berikut ini tertulis B3), sementara di sebelah kanannya, menampilkan isi pada sel yang aktif tersebut. Karena isi data pada contoh gambar ini kosong (tidak ada) maka pada lajur rumus juga ditampilkan kosong.
5. Area lembar kerja (worksheet) adalah bidang dimana kita menuliskan input dan sekaligus melihat outputnya. Area ini terdiri atas beberapa kolom yang ditandai dengan huruf A, B, C dan seterusnya, lalu beberapa baris yang ditandai dengan angka 1, 2, 3 dan seterusnya. Perpotongan antara kolom dan baris disebut juga sel. Dalm contoh diatas, sel yang aktif adalah sel B3 artinya terletak diperpotongan antara kolom B dan baris ke-3.
6. Pada bagian pojok kiri bawah terdapat nama dari setiap worksheet (perhatikan gambar dibawah, lembar kerja yang aktif dalam Gambar 3 namanya Sheet1). Nama ini bisa diganti. Caranya arahkan pointer mouse ke nama worksheet, lalu click tombol kanan mouse Anda lalu pilih Rename. Setelah itu ketikkan nama worksheet yang Anda inginkan.
1.6 Tampilan layar Excel
1. Area Worksheet
Menempati bidang yang paling besar, area worksheet terletak di tengah-tengah layar dan merupakan tempat dimana output tampilan dari aktifitas kita ditampilkan di sini. Aktifitas yang dimaksud dapat berupa, misalnya : memindahkan pointer, menyisipkan atau menghilangkan suatu baris/kolom, menghapus data pada suatu sel atau range, dan lain sebagainya.
2. Indikator/Penunjuk Status
Penunjuk status terdapat di bagian bawah dari lembar kerja (worksheet). Dalam penunjuk status ini terdapat informasi mengenai keterangan perintah yang Anda sorot dari menu. Jika tidak ada perintah, maka akan ditampilkan status Ready (lihat dipojok kiri bawah) yang artinya Excel siap menerima perintah.
Status indikator muncul saat Anda menekan tombol-tombol tertentu atau pada saat Microsoft Excel melaksanakan sejumlah perintah tertentu. Berikut beberapa contohnya :
Status Penjelasan Status Penjelasan Status Penjelasan Status Penjelasan Status Penjelasan
EXT Anda menekan tombol F8 untuk menambahkan seleksi ke sel lain CAP Anda menekan tombol Caps Lock untuk memasukan data label dengan huruf besar semua. OVR Anda menekan tombol Ins pada saat mengedit data yang mengakibatkan data yang Anda ketik akan meniban data sebelumnya. (OVR = Overstrike) NUM Anda menekan tombol Num Lock untuk pengetikkan angka dengan menggunakan numeric keypad (area sebelah kanan dari keyboard Anda). SCR Anda menekan tombol Scroll Lock untuk menggulung layar.
4. Ukurannya
Lembar kerja (worksheet) terdiri atas beberapa kolom dan baris. Seluruhnya ada 256 kolom yang ditandai dengan huruf A,B,C,….Z dilanjutkan AA, AB, AC…AZ, lalu BA, BB.. lalu CA, CB ..begitu seterusnya hingga IA, IB, IC ..s/d…IV. Sedangkan jumlah baris sebanyak 16384 baris ditandai dengan angka dari 1,2,3,4 ….dst. hingga angka 16384.
5. Pengertian Sel, Penunjuk sel (Pointer), Range
Sel adalah perpotongan antara baris dan kolom. Sel dinamakan berdasarkan lokasi atau koordinatnya. Misalkan sel C10 adalah perpotongan antara kolom C dan baris ke-10.
Sel Aktif adalah sebuah sel yang Anda gunakan saat itu. Perbedaan antara sel aktif dengan sel-sel lainnya ialah, pada sel aktif Anda dapat melakukan sejumlah aktifitas, sementara pada sel-sel lainnya tidak bisa. Untuk mengaktifkan sel lain sebagai sel aktif, Anda harus memindahkan dan meng-klik pointer ke suatu sel tertentu. Dalam suatu lembar kerja hanya ada satu sel saja yang berfungsi sebagai sel aktif. Lokasi sel yang aktif ditampilkan dalam lajur rumus .
Penunjuk berfungsi sebagai Pointer. Sel yang ditunjuk atau disorot oleh pointer disebut sebagai sel aktif. Sel aktif ditandai dengan kotak empat persegipanjang. Dalam gambar 3 di atas, sel yang aktif adalah B3. Posisi sel B3 tertulis pada kotak lokasi sel (perhatikan : letaknya di depan lajur rumus)
Worksheet Area adalah tempat yang menampilkan lokasi sel atau range yang aktif.
Microsoft Excel juga menyediakan fasilitas untuk membuat tabel secara cepat. Pada umumnya grafik akan memudahkan kita untuk melihat gambaran suatu perbandingan akan serangkain data yang ada.
Microsoft Publisher
1.
Pengertian Microsoft Publisher
Adalah
sebuah program aplikasi untuk sistem
operasi Windows
yang digunakan untuk Desktop publishing.
Program ini merupakan buatan Microsoft Corporation, dan mulai pada versi
Microsoft Office System 2003, telah diintegerasikan ke dalam paket tersebut.
Kini, namanya menjadi Microsoft Office Publisher. Versi terbarunya adalah
Microsoft Office Publisher 2007 yang terintegrasi dengan Microsoft Office
Publisher 2007.
2.
Kegunaan Microsoft Publisher
Microsoft
publisher 2003 mempunyai fungsi yaitu digunakan untuk Desktop publishing
Microsoft Outlook
1. Pengertian Microsoft Outlook
Microsoft
Outlook atau Microsoft Office Outlook adalah sebuah program personal
information manager dari Microsoft, dan bagian dari Microsoft
Office suite. Walaupun biasanya hanya digunakan untuk mengirim dan membaca surat-e, program
ini juga memiliki fungsi kalender, jadwal kerja, catatan, dan jurnal. Bila digunakan
bersama dengan Microsoft Exchange Server, Outlook dapat
menyediakan akses kotak surat, kalender, dan jadwal bersama.
Outlook Express adalah
sebuah versi kecil Outlook yang disediakan secara cuma-cuma oleh Microsoft,
bersama dengan penjelajah web Internet
Explorer. Tidak ada hubungan antara kedua program ini kecuali namanya.
Outlook Express digantikan dengan Windows
Mail dalam Windows Vista.
2.
Fungsi dan cara menggunakan Ms
Outlook
a.
Membaca
Email
Untuk membaca email yang
masuk, pilih email yang akan dibaca dengan melakukan dobel klik. Untuk
mengetahui email yang belum dibaca nampak ikon amplop yang belum dibuka.
b.
Membuat/mengirim
email
Untuk mengirim email baru bisa digunakan
berbagai cara:
-
pada
toolbar klik dua kali ikon yang bergambar amplop, atau
-
klik
fileānewāmail message, atau
-
langsung
ctrl+N
Ada 3 jenis tujuan pengiriman yaitu : To, Cc dan
Bcc. Deskripsinya sbb:
-
To:
tujuan standar pengalamatan pesan.
-
Cc:
singkatan dari Carbon Copy. Jika Anda ingin mengirim pesan kepada seseorang,
tetapi ingin juga memberikan copy pesan pada orang lain, cantumkan alamat
emailnya pada kolom Cc selain pada kolom To.
-
Bcc:
singkatan dari Blind Carbon Copy. Jika Anda ingin mengirim pesan pada 2 orang,
pada koIom To dan pada kolom Bcc, keduanya akan menerima email tetapi penerima
yang ada di kolom To tidak akan mengetahui (blind) bahwa email juga dikirim
kepihak ke 2 (Bcc).
c.
Out Of Office Assistant
Ms Outlook menyediakan fasilitas
autoreply, dimana Outlook akan otomatis membalas email yang datang. Jika Anda
berada diluar kantor atau sedang tidak ditempat, Anda bisa otomatis mengirim
reply pesan ke orang yang mengirim Anda pesan, sehingga orang itu tahu
bahwasannya Anda belum membaca pesan yang telah dia kirim. Hal ini kita lakukan
dengan memanfaatkan fasilitas Outlook yang disebut “Out Of Office Assistant “.
Untuk melakukannya lakukan langkah berikut :
-
Klick Tools pada toolbar.
-
Klik Out Of Office Assistant.
-
Jendela Out Of Office Assistant
akan muncul. Klik radio button disebelah "I am currently out of the
office" dan ketik pesan yang ingin Anda sampaikan pada kotak yang
tersedia.
d.
KALENDER KERJA DI OUTLOOK
Selain untuk pengelolaan email, Outlook juga
mempunyai fasilitas lain dalam pengelolaan jadwal aktifitas kita disebut “
Calendar”. Sama seperti Kalender biasa, Calendar pada Outlook juga berisi
tanggal, bulan dan tahun ditambah dengan jamnya. Kelebihan pada Outlook ini,
Calendar dapat diisi, diedit dan ditambahkan informasi sesuai dengan kegiatan
kita dan memberikan warn/peringatan pada kita apabila waktunya tiba.
Untuk pengelolaan Calendar, lakukan langkah berikut :
Untuk pengelolaan Calendar, lakukan langkah berikut :
1. Pada bagian “Folder List” klik “Calender” , maka
akan muncul
2. Kemudian pilih tanggal yang ada pada kalender (
sebelah kanan ), akan muncul jam dibagian tengah berwarna kuning ( kuning gelap
menandakan waktu yang telah lewat).
3. Klik File, kemudian pilih New, kemudian pilih
Appointment ( bisa dilakukan singkat dengan dobel klik pada jam yang
diinginkan) akan muncul menu untuk Appointment.
4. Isilah kotak subject rapat/kerja, lokasi dan
waktu sebagi isian minimal. Apabila diperlukan isilah lebih lengkap lagi
seluruh fasilitas yang ada.
5. Kemudian Save & Close, Ini adalah langkah
yang penting, sebab apabila tidak dilaksanakan maka data rencana kerja/rapat
anda akan hilang dan tidak tersimpan dalam komputer. Lakukan berulang sesuai
kebutuhan
e. SETTING OUTLOOK
Untuk setting akun email
di microsoft outlook yang penulis coba untuk akun email Yahoo dan Gmail di
internet rumah. Sedangkan akun email students di kampus, semuanya berhasil
dilakukan. Tapi untuk email yahoo dengan domain .com tidak gratis, untuk email
Yahoo yang tidak memerlukan biaya harus menggunakan email Yahoo dengan domain
selain .com misalnya yang penulis coba yaitu .co.id.
Kendala yang penulis temui ketika setting akun email selain students di kampus adalah tidak bisa mengirim email, namun untuk email students bisa dilakukan pengiriman dan penerimaan email. Hal ini terjadi karena internet kampus dibatasi oleh firewall.
Microsoft Office InfoPath
1.
Pengertian Microsoft Office InfoPath
Microsoft Office InfoPath
adalah sebuah aplikasi perangkat lunak untuk merancang, mendistribusikan,
mengisi dan mengirimkan elektronik formulir yang berisi data terstruktur.
Menurut salah satu penemunya, keputusan desain kunci arsitektur adalah “untuk
mematuhi paradigma XML memisahkan data dalam dokumen dari format.” [1]
Dengan demikian produk fitur WYSIWYG bentuk desain kawasan di mana berbagai
kontrol ( dropdown, kotak teks, dll) terikat untuk bidang data
direpresentasikan secara terpisah sebagai tampilan struktur pohon hirarkis
folder dan bidang data. Sebuah paten diajukan pada tahun 2000 oleh Adriana
Neagu , Jean Paoli dan lain-lain menggambarkan teknologi sebagai “authoring XML
menggunakan DHTML pandangan dan XSLT .
Microsoft
InfoPath awalnya dirilis sebagai bagian dari Microsoft Office 2003 keluarga. Di
musim panas 2010, Microsoft merilis versi baru yang terbagi menjadi dua
aplikasi InfoPath: InfoPath Designer 2010 adalah digunakan untuk membuat
bentuk-bentuk dan mendefinisikan struktur data, dan InfoPath Filler 2010 adalah
digunakan untuk mengisi dan menyerahkan formulir.
Semua
data yang disimpan dalam bentuk InfoPath disimpan dalam format XML, yang
disebut sebagai “sumber data”.
InfoPath
menyediakan beberapa kontrol (misalnya Textbox , Tombol Radio , Checkbox , dll)
untuk menyajikan data dalam sumber data untuk pengguna akhir. Untuk tabel data
dan sumber data sekunder, “Mengulangi Tabel” dan kontrol mengulangi lainnya
diperkenalkan. Untuk masing-masing kontrol, tindakan (disebut “aturan”) dapat
terikat masuk Sebuah aturan mendefinisikan tindakan tertentu yang akan
dilakukan di bawah kondisi tertentu. Sebagai contoh, aturan sederhana bisa:
“Set kolom ‘Jumlah’ untuk 100 ketika nomor dalam ‘field1′ lapangan perubahan”.
Tindakan
yang lebih kompleks dapat dikembangkan melalui “validasi data”. Tentu saja,
validasi data juga bisa dilakukan dengan pemrograman VBA di dalam dokumen
Microsoft Word atau spreadsheet Excel.
2.
FITUR
- Aturan
berlaku tindakan tertentu ketika dipicu oleh klik tombol atau nilai-nilai
perubahan dalam bentuk. Mereka dapat mengubah nilai field dalam sumber data,
tunduk dan query database, pesan tampilan, membuka dan menutup bentuk, dan
beralih ke pandangan yang berbeda dari formulir.
- Validasi
Data tes apakah masukan ke dalam bidang berlaku, dengan membandingkan
input ke pola, memeriksa apakah itu adalah jenis data yang benar (misalnya,
String atau Integer), dan dengan cara disesuaikan lainnya.
- Conditional Formatting
dapat digunakan untuk mengubah penampilan atau visibilitas objek berdasarkan
pada nilai-nilai dalam bentuk.
- InfoPath
memiliki banyak berbeda ActiveX Controls, yang semuanya
memiliki nilai terikat ke lapangan di sumber data form. Kontrol umum termasuk
kotak daftar, tombol radio, boks teks, tombol, dan kotak cek. Jalur Info juga
menggunakan kontrol seperti Nilai Dihitung, yang menampilkan hasil dari
ekspresi XPath, dan bagian, yang wadah untuk kontrol lainnya. InfoPath juga
mencakup bidang mengulang dan bagian, yang dapat menyimpan banyak nilai yang
berbeda.
- Ekspresi
XPath dan Fungsi dapat digunakan untuk menghitung
nilai dengan menerapkan fungsi untuk nilai field dalam formulir, seperti
“concat (string (field1 + Field2), “#;”, field3)” (gabungan dari jumlah dua
sawah, “#;”, string dan nilai bidang lain). Fungsi XPath untuk manipulasi
string, operasi matematis sederhana, dan operasi lainnya yang termasuk dalam
InfoPath. Selain itu, data dapat disaring (pilih nilai individu dari bidang
mengulangi atau database).
- InfoPath
mendukung Sambungan ke Eksternal DataSources. SQL, Microsoft
Access, dan SharePoint database dapat dihubungkan dan diserahkan dalam bentuk.
Karena pengalaman pengguna yang unggul InfoPath dan kemudahan entri data,
sering lebih baik untuk memanipulasi database melalui itu.
- JScript, Visual Basic, C
#, dan bahasa lainnya dapat digunakan untuk
memperluas kemampuan InfoPath dengan menambahkan kustom HTML taskpanes, iterasi
melalui data, menggunakan Active Directory , dan umumnya menyelesaikan
tugas-tugas yang tidak mungkin dalam lingkungan desain InfoPath.
- SharePoint
integrasi (lihat Integrasi dengan SharePoint).
- Peran
pengguna dapat digunakan untuk menyesuaikan pengalaman pengguna dengan
mengubah pandangan dan menggunakan format kondisional didasarkan pada identitas
pengguna.
- Format
InfoPath kemampuan dan user interface mirip
dengan Microsoft Word 2003 dan 2010, tergantung pada versi.
3.
Versi
Versi
|
Catatan
|
Tanggal
rilis
|
InfoPath 2003
|
Termasuk hanya dalam Microsoft
Office 2003 Professional Enterprise Edition dan Profesional (Volume lisensi
saja) dan dijual terpisah
|
November 19, 2003
|
InfoPath 2007
|
Termasuk dalam Microsoft Office
2007 edisi Ultimate dan volume lisensi tersebut, Professional Plus,
Enterprise, dan dijual terpisah
|
27 Januari 2007
|
InfoPath 2010
|
Termasuk dalam Microsoft Office
2010 Professional Plus
|
27 Januari 2007
|
|
|
|
Microsoft Grove
Membuat Groove
Account / Log On dan Log Off Groove / Menggunakan Groove Account pada PC lain.
A. Setelah
anda menginstal Groove 2007, anda perlu membuat Groove account sebelum memulai
menggunakannya. Bukalah aplikasi Groove, klik Start pilih All Programs pilih
Microsoft Office dan klik Microsoft Office Groove 2007. Pertama kali yang
muncul dialog box Account Configuration Wizard. Disini pilih Create a new
Groove account dan klik Next.
Di dialog box
berikutnya klik I don’t have a Groove Account Configuration Code dan klik Next.
Pada dialog box berikutnya isilah profil untuk account anda. Contohnya saya isi
profil pribadi saya. Centangkan Remember Password dan Enable password reset
jika perlu lalu klik Next. Dialog box berikutnya anda pilih All Contact Information
agar profil anda dipublikasikan pada Public Groove Directory. Untuk sementara
ini kita tidak perlu melihat video Getting Started di website maka klik No.
Inilah tampilan Groove taskbar, perhatikan terdapat Workspace dan Contacts tab.
Pada workspace adalah bagian dimana anda akan saling bertukar file folder dan
kerjaan lainnya dalam berkolaborasi dengan anggota team anda. Bagian Active
menunjukkan hal-hal yang sedang aktif seperti tugas dsb, sedangkan yang Unread
adalah update yang dibuat dari rekan atau anggota team anda yang belum anda
buka, dan yang terakhir Read adalah hal-hal yang sudah anda buka.
Cara untuk keluar dari Groove klik File
menu dan klik Exit untuk konfirmasi klik Yes.
B. Cara
log in dan log off pada Groove tidak susah. Berikutnya saya perlihatkan cara
login dan log out pada Groove. Klik Start pilih All Programs pilih Microsoft
Office dan klik Microsoft Groove 2007. Pilih account anda dan ketik passwordnya
lalu klik Select. Untuk Log Off klik File menu dan pilih Log Off Account.
C.Anda bisa mengerjakan sisa pekerjaan
kantor anda dimanapun anda berada baik itu di airport di rumah ataupun di
warnet. Misalnya anda ingin melanjutkan pekerjaan kantor di rumah atau warnet
namun seluruh file serta setting dan pekerjaan yang anda lakukan semuanya tersimpan
di kantor, tentunya jika anda login pada komputer lain semua pekerjaan file
yang anda buat dikantor tidak ada. Jangan khawatir, Groove 2007 mampu
mengekspor seluruh informasi dan setting account anda kemanapun anda pergi. Groove memungkinkan sinkronisasi file dan folder secara
online. Cukup dengan menginstal Groove dan login ke account anda, seluruh
pekerjaan yang anda tinggalkan tersimpan komplit pada account itu. Berikut saya
tunjukkan cara mengimport account ke komputer lain. Pertama login ke account
anda dan klik Select. Di Groove launchbar pilih File menu dan klik Use Account
on Another Computer. Instruksi muncul memberitahukan tahap yang harus dijalani
untuk menggunakan account anda pada komputer lain. Perhatikan file formatnya
.grv dan klik OK untuk menyelesaikan proces ekportnya. Kemudian masukan Flash
Disk anda ke komputer, klik tombol kanan mouse dan piilh Send To dan klik
Removable Drive untuk mengcopy file account anda ke USB FLash Disk. Login di
komputer lain dan pastikan komputer itu sudah terinstal Groove 2007. Copy paste
file account anda ke komputer dan dobel klik file tersebut maka otomatis dialog
box Welcome to Groove muncul. Pilih Login dan isikan password. Otomatis seluruh
share folder, kontak list dan pekerjaan anda lainnya sekarang berada pada
komputer itu.
D.Pertama kali anda login ke Groove Account
muncul tab Workspaces. Workspace adalah tempat areal pekerjaan anda dalam
berkolaborasi dengan rekan / anggota team. Tempat workspace dishare dengan
anggota team yang sudah anda invite sebelumnya. Terdapat 3 bagian pada
Workspace: Active berarti anda atau anggota team anda sedang mengerjakan
sesuatu baik itu mengkoreksi dokumen, melakukan perubahan pada gambar atau
lainnya. Intinya Active menunjukkan perubahan sedang dilakukan. Unread adalah
perubahan-perubahan yang belum anda lihat jadi perlu anda simak. Terdapat tanda
bintang merah pada tiap folder dan file yang belum anda baca / lihat. Bagian
Read adalah perubahan yang sudah anda simak. Dibawah launchbar Workspace
terdapat Common Tasks tab yang bisa anda atur penampilan workspace anda dari
View By kategori, penentuan indikasi alarm, maupun pengiriman kontak list lewat
email. Kini saya tunjukkan cara membuat workspace. Klik New Workspace dan
berikan nama workspacenya contohnya My Second Workspace atau Workspace Utama
lalu tentukan tipe workspacenya apakah Standar yaitu workspace yang berisikan
files tool dan diskusi board dan hal lainnya, atau pilih File Sharing yaitu
workspace untuk saling membagi isi konten file, atau piilh Template dan
tentukan workspace sendiri. Sebagai contoh saya pilih yang Standar. Tampil
didepan anda workspace baru. Disebelah kanan workspace adalah untuk kontak
rekan / anggota team, dibagian bawah adalah menu tab yang berisikan files
tools, diskusi, catatan, agenda, kalendar, dan masih banyak lagi. Anda
sebenarnya tidak perlu membuat workspace dari awal, anda bisa menggunakan
workspace yang sudah ada misalnya workspace dari rekan anda. Sebagai contoh
saya gunakan workspace WideWorldImports.gsa, saya klik File menu dan pilih
Workspace From dan klik Template. isi pada workspace ini antara lain Schedule,
Budgets, Product_Specification, Marketing_Plan, graphics_Logos, Packaging, dan
Launch_Events. Tiap folder ini memiliki file dokumen dan spread sheet untuk
disharing kepada rekan saya dimana saya dan rekan saling bertukar informasi dan
saling mengkoreksi dokumentasi. Anda tidak harus menggunakan file dan folder
yang persis saya contohkan disini. Anda bisa saja menggunakan folder file
lainnya yang ingin anda share.
E. setelah
membuat workspace baru, kita harus undang rekan lainnya untuk bergabung dalam
team kolaborasi ini. Caranya klik Options menu dan klik Invite to Workspace.
Pada dialog box Send Invitation klik Add More… dan ketik nama rekan / anggota
team anda. Disini saya ketik robby. Untuk memastikan namanya benar saya klik
Search For User… dan memang robby nama yang sebenarnya lalu klik Add dan klik
OK. Kembali pada dialog box Send Invitation untuk pesannya saya tulis Ayo
gabung di workspaceku! dan klik Invite dan klik OK. Perhatikan sinyal alert
dibawah layar bahwa undangan yang baru saja dibuat sedang dikirim dan menunggu
konfirmasi dari robby. Ia menunjukkan undangan sedang dibuka dan kemudian
undangan anda diterima. Setelah robby konfirmasi, otomatis Groove mengekspor
workspace yang telah saya buat ke komputernya robby, praktis bukan? Anda bisa
mengundang rekan lainnya untuk bergabung dalam workspace anda sebanyak mungkin.
F. Setelah
itu, anda harus tentukan tiap anggota pada perannya masing masing. Klik menu
Options dan pilih Set Roles. Saya berikan robby wewenang sebagai manager
sehingga ia punya full akses pada workspace ini. Pilih anggota yang ingin
dirubah contohnya disini saya pilih robby dan klik Change Role. Saya pilih
perannya sebagai Manager lalu klik OK dan OK lagi. Kembali pada dialog Set
Roles dan pilih tab Permissions. Disini peran ditentukan berdasarkan
kemampuannya dalam mengakses data folder file dsb. Peran manager memiliki semua
akses. Saya tentukan Guest untuk bisa mengundang. Demikian sudah dengan penentuan
peran untuk anggota team kolaborasi.
D. Untuk selanjutknya saya ingin tunjukkan anda cara menambah penampilan workspace. Klik View menu piilh Show/Hide dan klik Workspace List. Disebelah kiri anda tampil Workspace Launchbar yang muncul pada pertama kali anda login ke Groove dan tentunya anda bisa mengaturnya sesuai selera anda misalnya disusun berdasarkan Last Unread Time yaitu menonjolkan perubahan yang belum anda buka berdasarkan waktu. Anda lihat disini bahwa Workspace memiliki begitu banyak perubahan yang belum saya buka. Anda juga bisa tambahkan tombol Back dan Forward pada menu workspace seperti ini. Jika anda ingin lebih mengontrol workspace anda klik Options menu dan pilih Workspace Manager. Dengan leluasa anda bisa menginspeksi satu per satu perubahan yang terjadi pada workspace anda seperti yang perlu anda perhatikan disini adalah wideWorldImport dan Workspace Utama. Banyak hal yang bisa dirubah setting penampilan workspace ini saya anjurkan anda untuk memainkannya agar lebih mendekati selera anda.
D. Untuk selanjutknya saya ingin tunjukkan anda cara menambah penampilan workspace. Klik View menu piilh Show/Hide dan klik Workspace List. Disebelah kiri anda tampil Workspace Launchbar yang muncul pada pertama kali anda login ke Groove dan tentunya anda bisa mengaturnya sesuai selera anda misalnya disusun berdasarkan Last Unread Time yaitu menonjolkan perubahan yang belum anda buka berdasarkan waktu. Anda lihat disini bahwa Workspace memiliki begitu banyak perubahan yang belum saya buka. Anda juga bisa tambahkan tombol Back dan Forward pada menu workspace seperti ini. Jika anda ingin lebih mengontrol workspace anda klik Options menu dan pilih Workspace Manager. Dengan leluasa anda bisa menginspeksi satu per satu perubahan yang terjadi pada workspace anda seperti yang perlu anda perhatikan disini adalah wideWorldImport dan Workspace Utama. Banyak hal yang bisa dirubah setting penampilan workspace ini saya anjurkan anda untuk memainkannya agar lebih mendekati selera anda.
G.
Berikutnya saya ingin tunjukkan cara
menambahkan file pada folder yang sudah ada di workspace ini. Contohnya pada
folder Marketing_Plan saya tambahkan file Marketing_Plan_DRAFT.docx Mulai dari
sekarang apapun dan siapapun yang melakukan perubahan pada file ini otomatis
tersinkonisasi pada tiap anggota team yang berada pada workspace yang sama
sehingga menghindari kesalahan dalam pengoreksian maupun dalam merevisi cara
lainnya.
H.
Anda juga bisa menambahkan tool lainnya
seperti yang tertampil pada More Tools jadi kolaborasi anda dengan rekan tidak
hanya sebatas sharing file tetapi juga dalam pemberitahuan lewat Notes ataupun
dalam mengingatkan satu sama lain dengan kalendar ataupun membagi informasi
pada meeting yang tidak dihadiri oleh beberapa rekan dan masih banyak lagi.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar